การบริหารงานด้วยคุณภาพในองค์กร

องค์การและการจัดองค์การ

ความหมาย

องค์การคือหน่วยสังคมที่เกิดจากการรวมตัวของกลุ่มบุคคลโดยมีเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์เดียวกันมีการจัดการอย่างเป็นระบบร่วมกันทำากิจกรรมต่างๆเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ลักษณะองค์การ

นักวิชาการได้ศึกษาวิเคราะห์องค์การในแง่มุมต่าง ๆ กันในหลายลักษณะสรุปได้ดังนี้

1. องค์การเป็นโครางสร้างของความสัมพันธ์ (Organization as a Structure of Relationship) แนวคิดนี้มององค์กรในลักษณะหน่วยงานย่อยต่าง ๆที่มีความสัมพันธ์กัน มีการก าหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานย่อย

2. องค์การเป็นกลุ่มของบุคคล (Organization as a Group of People) แนวคิดนี้มององค์การว่าเป็นกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายร่วมกันบุคคลจะแสวงหาความร่วมมือจากบุคคลอื่นๆเสมอทำงานร่วมกับบุคคลอื่นก็เพื่อสนองความต้องการของตน

3. องค์การเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการ (Organization as a Function of Management) แนวคิดนี้มององค์การเป็น หน้าที่ส าคัญอย่างหนึ่งของผู้บริหารที่จะต้องทำการจัดการเพื่อปัจจัยต่าง ๆ ขององค์การมาใช้ คือ คน เงิน วัสดุและอุปกรณ์ ต่าง ๆ

4. องค์การเป็นกระบวนการ (Organization as a Process) แนวคิดนี้มององค์การเป็นกระบวนการจัดกลุ่มงานที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันมารวมกันไว้มีการแบ่งงานกันทำตามความถนัดและร่วมมือกันทำงาน

5. องค์การเป็นระบบอย่างหนึ่ง (Organization as a System) แนว คิดนี้มององค์การเป็นระบบเปิดประกอบด้วยระบบย่อยๆโดยมีปัจจัยนำเข้า(input) กระบวนการ(process) ผลผลิต (output) ข้อมูลย้อนกลับ (feed-back) และสิ่งแวดล้อม (environment)

องค์ประกอบขององค์การ มีดังนี้

1. กลุ่มบุคคล 2. มีเป้าหมายร่วมกัน 3. การกำหนดหน้าที่ 4. การแบ่งงานความสัมพันธ์ระหว่างกัน

โครงสร้างองค์การ (Organization Structure) หมายถึง ระบบการติดต่อสื่อสารและอำนาจบังคับบัญชาที่เชื่อมต่อคนและกลุ่มคนเข้าด้วยกันเพื่อทงานร่วมกันจนบรรลุเป้าหมายขององค์การ โครงสร้างขององค์การประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้

     1. วัตถุประสงค์ (Objective)

     2. ภาระหน้าที่ (Function)

     3. การแบ่งงานกันทำ (Division of Work)

     4. การบังคับบัญชา (Hierarchy)

     5. ช่วงของการควบคุม (Span of Control)

     6. เอกภาพการบังคับบัญชา (Unity of Command)

รูปแบบองค์การ

รูปแบบที่เป็นทางการ เป็นองค์การที่มีการรวมตัวกันของกลุ่มอย่างมีระบบแบบแผนชัดเจนครอบคลุมทุกส่วนของการปฏิบัติงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์

รูปแบบที่ไม่เป็นทางการ เป็นองค์การที่มีการรวมตัวกันของกลุ่มอย่างไม่มีระบบของการบริหารไม่กฎเกณฑ์ไม่ระเบียบข้อบังคับของการปฏิบัติงาน

ประเภทขององค์การ

1. แบ่งตามความมุ่งหมายขององค์การ แบ่งได้ 4 ประเภท คือ

1.1 องค์การเพื่อประโยชน์ของสมาขิก (Mutual-Benefits)

1.2 องค์การธุรกิจ (Business Concerns)

1.3 องค์การเพื่อสาธารณะ (Commonweal Organization)

1.4 องค์การเพื่อบริการ (Service Organization)

2. แบ่งตามการจัดระเบียบภายในองค์การ (Formal Organization) เกิดจากความสัมพันธ์ส่วนบุคคลในกลุ่มองค์กร แบบเป็น ทางการหรืออาจเกิดขึ้นในสังคมใดก็ได้

3. แบ่งตามลักษณะความเป็นเจ้าของ แบ่งได้ 2 ประเภท

3.1 องค์การรัฐกิจ

3.2 องค์การธุรกิจที่เอกชนเป็นเจ้าของ

การจัดโครงสร้างขององค์การ

     1. โครงสร้างองค์การแบบหน่วยงานหลัก (Line Organization Structure)

     2. โครงสร้างองค์การแบบหน่วยงานหลัก และหน่วยงานที่ปรึกษา (Line and Staff Organization Structure)

     3. โครงสร้างองค์การแบบหน้าที่การวางเฉพาะ (Function of Organization Structure)

     4. โครงสร้างขององค์การแบบคณะกรรมการ (Committee Organization Structure)

     5. โครงสร้างองค์การแบบโครงการ (Project Organization Structure)

     6. โครงสร้างองค์การแบบแมทริกซ์ (Matrix Organization Structure)

แนวโน้มโครงสร้างองค์การสมัยใหม่

     1. สายการบังคับบัญชาสั้นลง (Shorter Chan of Command)

     2. ขนาดการควบคุมกว้างขึ้น (Wider Span of Control)

     3. ความเป็นเอกภาพของการบังคับบัญชาน้อยลง (Less Unity of Command)

     4. การมอบหมายงานและการให้คนมีอ านาจมากขึ้น (More delegation and empowerment)

     5. การกระจายอำนาจอย่างรวมอำนาจ (Decentralization with Centralization

     6. โครงสร้างขนาดเล็กอยู่ในโครงสร้างขนาดใหญ่ (Smallness with Bigness)

     7. ลดจำนวนที่ปรึกษาให้เหลือน้อยลง (Reduce Staff Component)

หลักการจัดองค์การ

การจัดองค์การหมายถึง กระบวนการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่การงานของบุคลากร ความสัมพันธ์ระหว่างงาน ประเภทต่างๆ สายงานการบังคับบัญชา อย่างชัดเจนที่ผู้บริหารและผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้กำหนด เพื่อใช้เป็นกรอบ และ ทิศทางให้สมาชิกในองค์การได้ปฏิบัติเพื่อให้การปฏิบัติงานขององค์การด าเนินได้อย่างชัดเจน มีระเบียบและมีแบบแผน หลักการจัดองค์การโดยทั่วไปประกอบด้วย

หลักในการจัดองค์การที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบและแนวปฏิบัติดังต่อไปนี้ (ศิริอร ขันธหัตถ์, 2536)

1. หลักวัตถุประสงค์ (Objective) กล่าวว่า องค์การต้องมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน นอกจากนั้นตำแหน่งยังต้องมีวัตถุประสงค์ย่อยกำหนดไว้เพื่อว่าบุคคลที่ดำรงตำแหน่งจะได้พยายามบรรลุวัตถุประสงค์ย่อย ซึ่งช่วยให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์รวม

2. หลักความรู้ความสามารถเฉพาะอย่าง (Specialization) กล่าวว่า การจัดแบ่งงานควรจะแบ่งตามความถนัด พนักงานควรจะรับมอบหน้าที่เฉพาะเพียงอย่างเดียวและงานหน้าที่ที่คล้ายกันหรือสัมพันธ์กัน ควรจะต้องอยู่ภายใต้บังคับบัญชาของคนคนเดียว

3. หลักการประสานงาน (Coordination) กล่าวว่า การประสานงานกัน คือ การหาทางทำให้ทุกๆฝ่ายร่วมมือกันและทำงานสอดคล้องกัน โดยใช้หลักสามัคคีธรรม เพื่อประโยชน์ขององค์การ

4. หลักของอำนาจหน้าที่ (Authority) กล่าวว่า ทุกองค์การต้องมีอำนาจสูงสุด จากบุคคลผู้มีอำนาจสูงสุดนี้ จะมีการแยกอำนาจออกเป็นสายไปยังบุคคลทุกๆคนในองค์การ หลักนี้บางทีเรียกว่า Scalar Principle (หลักความลดหลั่นของอำนาจ) บางทีเรียกว่า Chain of command (สายการบังคับบัญชา) การกำหนดสายการบังคับบัญชานี้ก็เป็นวิธีประสานงานอย่างหนึ่ง

5. หลักความรับผิดชอบ (Responsibility) หลักของความรับผิดชอบ กล่าวว่า อำนาจหน้าที่ควรจะเท่ากับความรับผิดชอบ คือบุคคลใดเมื่อได้รับมอบหมายความรับผิดชอบก็ควรจะได้รับมอบหมายอำนาจให้เพียงพอ เพื่อทำงานให้สำเร็จด้วยดี

6. หลักความสมดุล (Balance) จะต้องมอบหมายให้หน่วยงานย่อยทำงานให้สมดุลกันกล่าวคือปริมาณงานควรจะมีปริมาณที่ใกล้เคียงกัน รวมทั้งความสมดุลระหว่างงานกับอำนาจหน้าที่ที่จะมอบหมายด้วย

7. หลักความต่อเนื่อง (Continuity) ในการจัดองค์การเพื่อการบริหารงานควรจะเป็นการกระทำที่ต่อเนื่อง ไม่ใช่ ทำ ๆ หยุด ๆ หรือ ปิด ๆ เปิด ๆ ยิ่งถ้าเป็นบริษัทหรือห้างร้านคงจะไปไม่รอดแน่

8. หลักการโต้ตอบและการติดต่อ (Correspondence) ตำแหน่งทุกตำแห่งจะต้องมีการโต้ตอบระหว่างกันและติดต่อสื่อสารกัน องค์การจะต้องอำนวยความสะดวก จัดให้มีเครื่องมือและการติดต่อสื่อสารที่เป็นระบบ

9. หลักขอบเขตของการควบคุม (Span of control) เป็นการกำหนดขีดความสามารถในการบังคับบัญชาของผู้บังคับบัญชาคนหนึ่ง ๆ ว่าควรจะควบคุมดูแลผู้ใต้บังคับบัญชาหรือจำนวนหน่วยงานย่อยมากเกินไป โดยปกติหัวหน้าคนงานไม่เกิน 6 หน่วยงาน

10. หลักเอกภาพในการบังคับบัญชา (Unity of command) ในการจัดองค์การที่ดี ควรให้เจ้าหน้าที่รับคำสั่งจากผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าง่านเพียงคนเดียวเท่านั้น เพื่อให้เกิดเอกภาพในการบังคับบัญชาจึงถือหลักการว่า "One man one boss"

11. หลักตามลำดับขั้น (Ordering) ในการที่นักบริหารหรือหัวหน้างานจะออกคำสั่งแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา ควรปฏิบัติการตามลำดับขั้นของสายการบังคับบัญชาไม่ควรออกคำสั่งข้ามหน้าผู้บังคับบัญชา หรือผู้ที่มีความรับผิดชอบโดยตรง เช่น อธิการจะสั่งการใด ๆ แก่หัวหน้าภาควิชาควรที่จะสั่งผ่านหัวหน้าคณะภาควิชานั้นสังกัดอยู่ อย่างน้อยที่สุดก็ควรจะได้แจ้งหัวหน้าคณะวิชานั้น ๆ ทราบด้วย เพื่อป้องกันความเข้าใจผิด และอาจจะเป็นการทำงายขวัญและจิตใจในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาโดยไม่ตั้งใจ

12. หลักการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง (Promotion) ในการพิจาความดีความความชอบและการเอนตำแหน่งควรถือหลักว่า ผู้บังคับบัญชาโดยตรงย่อมเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับใต้บังคับบัญชาของตนโดยใกล้ชิดและย่อมทราบพฤติกรรมในการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาได้ดีกว่าผู้อื่น ดังนั้นการพิจารณาให้คุณและโทษแก่ผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้ใดก็ควรให้ผู้นั้นทราบและมีสิทธิมีเสียงในการพิจารณาด้วยเพื่อความเป็นธรรมแก่ใต้บังคับบัญชาของเขา และเพื่อเป็นการเสริมสร้างขวัญในการทำงานของบุคคลในองค์การด้วย