หลักการบริหารคุณภาพองค์กร

          การบริหารงาน เป็นกระบวนการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ ประกอบด้วย นโยบายและวุตถุประสงค์เชิงคุณภาพ การจัดการด้านโครงสร้าง หน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายที่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน โดยมีเป้าหมายให้เกิดคุณภาพตรงกับความต้องการของลูกค้า ซึ่งมีความสัมพันอย่างยิ่งกับต้นทุนการผลิต การลดต้นทุนอย่างถูกวิธีจึงถูกนำมาใช้ในการบริหารงานคุณภาพเพื่อความได้เปรียบขององค์การที่สร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าด้วยสินค้าที่มีคุณภาพ ซึ่งจะนำมาสู่ความมั่นคงขององค์การในที่สุด

ความหมายของการบริหาร

           มีสองคำที่ใช้ในความหมายเดียวกัน คือ คำว่า การบริหาร (Administration) และการจัดการ (Management) การบริหาร ใช้ในการบริหารระดับสูง หน้าที่เน้นหนักที่การกำหนดนโยบายที่สำคัญและการกำหนดแผนไปสู่การปฏิบัติ (Implementation) เป็นคำที่นิยมใช้ในการบริหารรัฐกิจ (Public administration) เน้นการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบาย (แผนที่ได้วางไว้) นิยมใช้สำหรับการจัดการธุรกิจ
นอกจากนั้นได้มีผู้ให้คำนิยามหรือความหมายของคำว่า การบริหารไว้ ดังนี้
การบริหาร คือ ศิลปะในการทำให้สิ่งต่างๆ ได้รับการกระทำจนเป็นผลสำเร็จ
การบริหาร คือ กระบวนการทางสังคมซึ่งพิจารณาได้เป็น 3 ทาง คือ
     1. ทางโครงสร้าง เป็นความสำพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชาตามลำดับขั้นตอนของสายการบังคัญบัญชา
     2. ทางหน้าที่ เป็นขั้นตอนของหน่วยงานที่ระบุหน้าที่ บทบาท ความรับผิดชอบ และเครื่องอำนวยความสะดวกต่างๆ เพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมาย
     3. ทางปฏิบัติการ เป็นกระบวนการบริหารดำเนินการในสถานการณ์ที่บุคลต่อบุคคลกำลังมีปฏิสัมพันธ์หรือร่วมทำปฏิกิริยาเกี่ยวข้องซึ่งกันและกัน
การบริหาร คือการดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยอาศัยคน เงิน วัตถุสิ่งของเป็นปัจจัยในการบฏิบัติงาน
กล่าวโดยสรุป การบริหาร คือ กระบวนการทางสังคมของบุคคลที่ทำหน้าที่การวางแผน
การจัดองค์การ จัดคนเข้าทำงาน สั่งการ และควบคุมการทำงานให้กิจกรรมขององค์การดำเนินงานไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างมีประสิทธิภาพบนพื้นฐานปัจจัยในการผลิต

องค์ประกอบของการบริหาร (Management Component)

          การบริหารงานทั้งภาคอุตสาหกรรมการผลิตและการบริการ จำเป้นต้องใช้ปัจจัยและทรัพยากรพื้นฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคอุตสาหกรรมการผลิตการบริหารจะมีประสิทธิภาพ และเกิดประสิทธิผลมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับองค์ประกอบ 3 ประการ คือ

     1. เป้าหมาย (Goal) หรือวัตถุประสงค์ที่แน่นอนในการบริหารองค์การ ผู้บริหารจะต้องมีการกำหนด
ทิศทางหรือวัตถุประสงค์ของการทำงานได้อย่างชัดเจน
     2. ปัจจัยการบริหาร (Factor of Management) ที่สำคัญได้แก่
               1. คน (Man)
               2. เงิน ( Money)
               3. วัสดุ (Material)
               4. เทคนิควิธี ( Method)
               5. เครื่องจักร (Machine)
          ปัจจัยการบริหารต้องคำนึงถึงผลหลายๆ ด้านดังนั้นนักบริหารจึงให้ความสำคัญกับการตลาด(Marketing) และถือว่าเป็นปัจจัยการบริหารอีกตัวหนึ่งก็ได้
      3. ลักษณะของการบริหาร (Management Style) การบริหารเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ผู้บริหารจะต้องนำมาประยุกต์ใช้ในการบริหารให้เกิดประสิทธิผลสูงสุดต่อองค์การกระบวนการบริหาร

          ลูเธอร์ กลูวิลค์ ( Luther Gulick ) ได้จำแนกหน้าที่ของการบริหาร(Function of management) ที่เรียกว่า การบริหารแบบ Posdcore Model มีรายละเอียดดังนี้
P = Planning การวางแผน หมายถึง การจัดวางโครงการและแผนการปฎิบัติงานขององค์การไว้ล่วงหน้าว่าจะต้องทำอะไรบ้างและทำอย่างไร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้
O = Organizing การจัดองค์การ หมายถึง การกำหนดโครงสร้างขององค์การ การแบ่งส่วนงาน การจัดสายงาน การกำหนดตำแหน่งและหน้าที่ของงานต่างๆ อย่างชัดเจน
S = Staffing การจัดตัวบุคคล หมายถึง การบริหารงานบุคคลในด้านต่างๆ ขององค์การ ได้แก่ การวิเคราะห์อัตรากำลัง การจัดอัตรากำลัง การสรรหา การพัฒนาบุคคล การบำรุงรักษาบุคคลให้มีประสิทธิภาพ
D = Directing การอำนวยการ หมายถึง การวินิจฉัยสั่งการของผู้บริหารองค์การ ในการตัดสินใจ การควบคุมบังคับบัญชาและควบคุมการปฎิบัติงาน
Co = Co-ordinating การประสานงาน หมายถึง การติดต่อประสานงานที่เชื่อมโยงงานของทุกคน ทุกฝ่ายทั้งภายในและภายนอก เพื่อให้งานดำเนินไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้
R = Reporting การรายงาน หมายถึง การรายงานผลการปฎิบัติงานของหน่วยงานให้ผู้บริหารและสมาชิกขององค์การได้ทราบความเคลื่อนไหวและความเป็นไปของหน่วยงาน
B = Budgeting การงบประมาณ หมายถึง การจัดทำงบประมาณ การทำบัญชี การใช้จ่ายเงินและการควบคุมตรวจสอบด้านการเงินและทรัพย์สินขององค์การ

องค์การคุณภาพ

          องค์การคุณภาพเกิดจากการปรับปรุงคุณภาพอย่างต่อเนื่อง สมาชิกทุกคนขององค์การเลือกรับเอาคุณภาพเป็นส่วนหนึ่งของงานและเป็นวัฒนธรรมขององค์การด้วย ถึงแม้ว่าองค์การยังไม่มีปัญหา ธุรกิจจะดำเนินไปด้วยดีและความผิดพลาดมีน้อยก็ตามแต่องค์การก็ต้องคำนึงถึงคุณภาพและจะต้องพัฒนาให้ดีขึ้นมากกว่าคู่แข่งขัน สิ่งที่ผลักดันให้ทุกองค์การต้องเข้าสู่คุณภาพ คือ
                1. ความพึงพอใจของลูกค้า (Customer Satisfaction) ลูกค้าเป็นผู้ที่มีอำนาจการซื้อและมีอิสระในการเลือกสินค้าและบริการจากผู้ผลิตหรือผู้ขายรายใดรายก็ได้ ปัจจุบันข่าวสาร ข้อมูลมีการเผยแพร่อย่างกว้างขวาง ลูกค้ามีรสนิยมและความทันสมัยมากขึ้น การผลิตสินค้าที่ด้อยคุณภาพก็เสื่อมสภาพความต้องการอย่างรวดเร็ว ดังนั้นลูกค้าจึงเป็นผู้กำหนดการผลิตขององค์การที่จะต้องผลิตสินค้าที่มีคุณภาพตอบสนองความต้องการของลูกค้า ไม่ใช่บริษทของผู้ผลิตเป็นผู้ตัดสินใจได้อีกต่อไปสินค้าที่คุณภาพลูกค้าจะเป็นผู้ชี้ขาด ความพอใจของลูกค้า คือ เหตุผลที่ทำให้ลูกค้าเลือกซื้อหรือใช้บริการ ถ้าองค์การไม่สามารถผลิตสินค้าที่ตรงตามความต้องการของลูกค้า องค์การก็ขายสินค้าหรือบริการนั้นไม่ได้
                2. ลดต้นทุน ( Cost Reduction ) การลดต้นทุนการผลิตซึ่งจะเห็นได้ชัดเจนและรวดเร็วนั้น คือการลดการสูญเสียต่างๆ ในกระบวนการผลิต ถ้าองค์การผู้ผลิต ผลิตแต่สินค้าที่มีคุณภาพโดยที่ไม่มีของเสียก็จะทำให้การผลิตต่ำและไม่ต้องมีการแก้ไขงาน( Rework ) หรือสูญเสียวัตถุดิบไปในการผลิต การผลิตสินค้าและการบริการจึงควรทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรกหรือที่เรียกว่า “ Do it Right Firth Time “ การผลิตสินค้าที่มีข้อบกพร่องไม่ได้คุณภาพ ผลก็คือ
     2.1 เสียเวลาและแรงงานที่ใช้ไปในการผลิต ทำให้สูญเสียต้นทุน
     2.2 เสียเวลาและแรงงานในการแก้ไขสินค้าและผลิตภัณฑ์ ที่ต้องนำมาแก้ไขใหม่โดยไม่จำเป็น ทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น
     2.3 การผลิตสินค้าที่ไม่ได้ขนาดตามต้องการ จะต้องนำกลับเข้ากระบวนการการผลิตใหม่อีกครั้ง
     2.4 สินค้ามีตำนิ ถ้านำไปขายจะขายไม่ได้ราคาและถ้าขายโดยขาดการชี้แจ้งจะทำให้ลูกค้าขาด ความเชื่อถือ
     2.5 เสียค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบสินค้าที่มีข้อบกพร่อง ถ้าส่งมอบให้ลูกค้าจะส่งผลให้
                 - ลูกค้าไม่พอใจสินค้า อาจขอเปลี่ยนหรือแจ้งให้ทำการแก้ไข สิ่งเหล่านี้ก่อให้เกิดค่าใช้จ่าย
และต้นทุนทั้งสิ้น
                 - ลูกค้าขาดความเชื่อถือและอาจเป็นสาเหตุทำให้เปลี่ยนไปซื้อสินค้าจากผู้ผลิตรายอื่น
               3. คู่แข่ง ( Compotitor ) นโยบายของรัฐที่เปิดให้ธุรกิจมีการแข่งขันกันอย่างเสรี ทำให้ไม่อาจปิดกั้นการมีคู่แข่งได้คู่แข่งไม่เพียงแต่จะเพิ่มมากขึ้นเท่านั้นแต่ยังได้ปรับปรุงกระบวนการผลิตของตนเองอีกด้วย ดังนั้นสภาพการแข่งขันจึงไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ ลูกค้าจะยอมจ่ายเพื่อสิ่งที่ดีและพอใจโดยไม่จำเป็นจะต้องราคาถูก
ข้อสังเกตุ
                 - สินค้าที่ราคาเท่ากัน ลูกค้าจะเลือกสิ่งที่สนองตอบความต้องการได้มากกว่า
                 - สินค้าที่ราคาต่างกัน ถ้าลูกค้าเชื่อว่าสินค้านั้นมีคุณภาพดีกว่า ลูกค้าจะไม่รู้สึกว่าสินค้าที่ราคาสูงนั้น แพงกว่า
               4. วิกฤตการณ์ (Crisis) การสร้างองค์การที่คุณภาพ จะต้องเริ่มจากผู้บริหารระดับสูงกำหนดนโยบายอย่างชัดเจน จากนั้นจึงจัดลำดับสายงานความรับผิดชอบ จนถึงผู้ปฎิบัติงานระดับล่างเพื่อสร้างวัฒนธรรมทางคุณภาพให้เกิดทั่วทั้งองค์การ องค์การที่มีคุณภาพ จะมีระบบบริหารงานที่มีการป้องกันมากกว่าการแก้ไข องค์การจึงสามารถปรับสถานการณ์หรือจัดการกับวิกฤตการณ์ต่างๆ ได้ เนื่องจากมีการป้องกันและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

สืบค้นวันที่ 22 พฤษจิกายน 2560

ขอบคุณ http://toorsicc.blogspot.com/p/26.html