การวางแผนในองค์กร
การวางแผนเป็นกระบวนการที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหาร และเป็นกระบวนการท่ามีลักษณะของความเป็น
“ศาสตร์” และความเป็น “ศิลป์” ผู้ที่บริหารพึงต้องมีความเข้าใจและมีทักษะ
มีความชำนาญในการนำไปใช้ จึงจะทำให้การบริหารงานบรรลุถึงวัตถุประสงค์และมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงที่กล่าวว่าการวางแผนเป็นศาสตร์
เพราะการวางแผนมีองค์ความรู้ เป็นการเฉพาะผู้ที่บริหารและนักวางแผนจะต้องเรียนรู้
ส่วนการวางแผนเป็นศิลป์ เพราะการวางแผนเมื่อกำหนดขึ้นแล้วการนำไปปฏิบัติหรือนำไปใช้นั้นผู้บริหารจะต้องใช้เทคนิควิธีการต่าง
ๆ อย่างมาก เพื่อผลักดันให้ทรัพยากรทุกชนิดที่ต้องใช้ในแผนได้ทำงานตามหน้าที่ของมัน
และในขณะเดียวกันผู้บริหาร หรือผู้ใช้แผนจะต้องผสมผสานปัจจัยและสภาพแวดล้อมต่าง
ๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้แผนทั้งแผนหรือโดยส่วนใหญ่ของแผนสามารถดำเนินการได้โดยจะต้องพยายามปรับแผนและสภาพแวดล้อมให้สอดคล้องกันตลอดเวลา
การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับปัจจุบันและอนาคต กล่าวถือ ผลที่ปรากฏในปัจจุบันสืบเนื่องมาจากวางแผนในอดีต
และผลที่จะปรากฏในอนาคตนั้นสืบเนื่องไปจากแผนที่ได้กระทำในปัจจุบันี่ดีในอดีต
เช่น ครูล้นงานเพราะผลิตครูออกมามากเกินความจำเป็น
ทั้ง ๆ
ที่อัตราการเกิดของเด็กลดลงหรือบัณฑิตต้องตกงานเพราะแผนการพัฒนาเศรษฐกิจและกำลังคนไม่เป็นไปตามเป้าหมายอย่างแท้จริงหรือกรุงเทพ
ฯ ต้องประสบกับมลภาวะเป็นพิษ เป็นต้น
ความสำเร็จใด ๆ จะเกิดขึ้นได้ย่อมต้องอาศัยสิ่งที่เรียกว่า
“ทรัพยากร” (Resources)
ซึ่งหมายถึง เงิน
(Mony) วัสดุ อุปกรณ์ (Materials) เวลา (Time)
พลังงาน (Energy) และอื่น ๆ
บุคคลหรือองค์การจะไม่สามารถกระทำสิ่งใด ๆ ได้สำเร็จ หรือบรรลุถึงวัตถุประสงค์ถ้าปราศจากการใช้จ่ายทรัพยากร
การวางแผนเป็นการตัดสินใจเพื่อการจัดสรรทรัพยากรขององค์การ
ให้การดำเนินงานขององค์การบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
การวางแผนเป็น “กระบวนการ” (Procss) ซึ่งปรากฏด้วยกิจกรรม (Activity) ที่จะต้องกระทำกันอย่างต่อเนื่อง
และสามารถปรับให้เข้าได้กับข้อมูลที่ได้รับทั้งที่เป็นข้อมูลย้อนกลับ
(Feedback) และข้อมูลที่มาจากกระบวนการและระบบอื่น
การวางแผนสำหรับองค์หนึ่งองค์กรใดมิใช่การะทำเพียงครั้งเดียวแล้วหยุดหรือเลิกแล้วกันไป
แต่เป็นกระบวนการที่จะต้องกระทำอย่างต่อเนื่อง โดยให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นทั้งภายนอกและภายในองค์การ
และบางส่วนของแผนอาจจะต้องมีการทบทวนใหม่ถ้าผลที่เกิดขึ้นขาดความสมบูรณ์หรือเป็นผลที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่คาดคิดไว้
การวางแผนเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการใส่ข้อมูล
(Inputs) ทรัพยากร (Resiurces) และข่าวสาร
(Information) ต่าง ๆ เข้าไป และมีตัวการ
(Processor) กระทำกับทรัพยากรและข้อมูลเหล่านั้น
และปรากฏเป็นผล (Outputs) ออกมาในลักษณะต่าง
ๆ ข้อมูลอันเกิดจากผลหรือที่เรียกว่าข้อมูลย้อนกลับ
(Feedbadk) จะถูกนำไปเปรียบเทียบกับมาตรฐาน
(Standards) ว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์
(Objiectives) หรือไม่ ถ้าการเปรียบเทียบมีผลเป็นที่ไม่พอใจ
ข้อมูลที่ใส่เข้าไป และตัวการในการกระทำข้อมูลจะต้องได้รับการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง
ดังแผนภูมิ
กระบวนการวางแผนเป็นเรื่องการตัดสินใจบ่างสรรทรัพยากรหลายชนิดในปัจจุบัน
เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การประสบกับความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ในอนาคต
หรือการวางแผนเป็นกระบวนการกำหนดทางเลือกในการดำเนินงานในอนาคต
เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ขององค์การโดยวิธีการที่ให้ผลเป็นไปตามมาตฐาน
หรือใกล้เคียงกับมาตรฐานหรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้อย่างเหมาะและเพียงพอรวมทั้งระบุถึงวิธีการที่จะได้มาซึ่งทรัพยากรที่จำเป็นเหล่านั้นด้วย
องค์ประกอบของการวางแผน
โดยความหมายหรือคำจัดความของการวาแผนจะสังเกตได้ว่าการวางแผนมีส่วนประกอบที่ได้รับการแจงโดยนัยไว้อย่างชัดเจน
เช่น ระบุถึงวิธีการดำเนินงานในการใช้ทรัพยากรการเลือกแนวทางเพื่อการปฏิบัติงาน และการกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนเป็นต้น
การวางแผนที่ดีนั้น จะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบที่ชัดเจนและมีความต่อเนื่องกันเป็นลำดับ
ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้แผนมีความเข้าใจและปฏิบัติตามแผนได้โดยง่ายแอคคอฟฟ์ (Rusell L. Ackiff) จำแนกองค์ประกอบของแผนและการวางแผนไว้ดังนี้
1. จุดหมาย (Ends) เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงวัตถุประสงค์ ความมุ่งหวัง หรือจุดมุ่งหมายของแผนที่ได้กำหนดขึ้น
โดยอาจชี้สภาพปัญหาหรือความเป็นมาหรือภูมิหลังที่ต้องทำให้มีการวางแผน
และรวมถึงประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นจากการวางแผนนั้น
2. วิธีการ (Means) เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงการนำข้อมูลมาวิเคราะห์แล้วกำหนดเป็นทางเลือกไว้หลายทางเลือก เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติให้บรรลุถึงจุดหมายที่ได้กำหนดไว้แล้วเป็นองค์ประกอบแรก
3. ทรัพยากร (Resources) เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงประเภท
ปริมาณ และคุณภาพของทรัพยากรเช่น
คน เงิน วัสดุอุปกรณ์
และวิธีการที่จะต้องจัดสรรให้กับวิธีกรหรือทางเลือกที่ได้กำหนดไว้
4. การนำแผนไปใช้ (Implementation) เป็นองค์ประกอบที่ระบถึงวิธีการหรือการตัดสินใจเพื่อเลือกเลือกทางเลือกหรือแนวทางที่ดีที่สุดในการปฏิบัติให้เป็นไปตามแผนและวัตถุประสงค์ของแผนซึ่งได้กำหนดไว้ทางเลือกในการดำเนินงานจะต้องมีลักษณะที่ประหยัดและให้ผลประโยชน์ที่เหมาะสมจึงจะถือว่าเป็นทางเลือกและการดำเนินงานที่ดี
5. การควบคุม (Control) เป็นองค์ประกอบที่แสดงถึงการตรวจสอบและการประเมินผลการดำเนินงานของแผนว่าเป็นไปด้วยดีมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใดมีปัญหาอุปสรรคอย่างไรบ้าง และมีการปรับปรุงหรือหาทางปรับปรุงแก้ไขอย่างไร การควบคุมจะต้องเป็นไปทุกขั้นตอนทุกระยะการดำเนินงานและเป็นไปอย่างต่อเนื่อง
สืบค้นวันที่
27 ธันวาคม 2560
ขอบคุณ https://www.gotoknow.org/posts/459524
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น